Drei Buchstaben, die viele Handwerker noch nicht auf dem Schirm haben: E-Rechnung. Ab dem 1. Januar 2028 ist das Thema kein Thema mehr, das man vertagen kann. Jede B2B-Rechnung muss dann in einem strukturierten elektronischen Format verschickt werden — egal ob SHK-Betrieb, Elektriker oder Dachdecker.
Was das konkret bedeutet, was du vorbereiten musst, und wie du das ohne einen verlorenen Abend erledigen kannst.
Was ist die E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist kein PDF. Das ist der wichtigste Satz dieses Artikels, und er überrascht viele.
Ein PDF, das du per E-Mail verschickst, ist für das Finanzamt eine Papierrechnung in digitaler Verkleidung. Eine echte E-Rechnung enthält dagegen maschinenlesbare Daten, strukturiert nach einem festgelegten Standard. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers kann sie automatisch einlesen, ohne dass jemand etwas abtippen muss.
In Deutschland ist dafür das ZUGFeRD-Format vorgeschrieben. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Der Empfänger sieht eine normale Rechnung. Die Software dahinter liest die Daten strukturiert aus.
Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung. Erst wenn die Datei eingebettete maschinenlesbare Daten im ZUGFeRD-Format enthält, erfüllt sie die gesetzliche Anforderung ab 2028.
Die Fristen auf einen Blick
Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnungspflicht in Deutschland eingeführt. Die Übergangsfristen sehen wie folgt aus:
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen können | Alle B2B-Unternehmen Jetzt Pflicht |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnungen versenden (Betriebe > 800.000 € Umsatz) | Größere Betriebe Bald |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnungen versenden für alle B2B-Rechnungen | Alle Betriebe Vorbereiten |
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 bereits. Wenn dein Auftraggeber dir eine E-Rechnung schickt, musst du sie heute schon verarbeiten können.
Was passiert, wenn du nichts tust?
Das Gesetz sieht keine eigenständige Bußgeldnorm speziell für die E-Rechnungspflicht vor — aber das bedeutet nicht, dass nichts passiert. Wer ab 2028 B2B-Rechnungen weiterhin nur als einfaches PDF verschickt, riskiert mehrere Konsequenzen:
Erstens: Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, eine nicht-konforme Rechnung zu akzeptieren. Er kann die Zahlung verzögern oder verweigern, bis eine korrekte E-Rechnung vorliegt. Sein gutes Recht. Für einen Handwerksbetrieb mit engem Liquiditätspuffer kann das unmittelbar teuer werden.
Zweitens: Im Rahmen einer GoBD-Prüfung oder Betriebsprüfung können nicht-konforme Belege dazu führen, dass der Vorsteuerabzug des Empfängers verweigert wird. Das betrifft zwar primär deinen Auftraggeber. Aber ein Auftraggeber, der deinetwegen Ärger mit dem Finanzamt bekommt, ist kein Auftraggeber mehr.
Drittens: Die Übergangsfrist bis 2028 ist bewusst lang gehalten, damit Betriebe sich vorbereiten können. Wer sie nicht nutzt, steht im Januar 2028 unter Druck, mitten im normalen Tagesgeschäft.
Kein pauschales Bußgeld — aber echte finanzielle Risiken: verzögerte Zahlungen, mögliche Probleme beim Vorsteuerabzug deiner Auftraggeber, und Zeitdruck wenn du zu spät anfängst. Die sicherste Strategie: früh lösen, nicht warten.
Warum betrifft das Handwerksbetriebe besonders?
Die meisten SHK-Betriebe, Elektriker, Maler und Dachdecker stellen einem gemischten Kundenkreis Rechnungen: Privatpersonen und Gewerbetreibende. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B, also für Rechnungen an andere Unternehmen, Wohnungsverwaltungen, GmbHs, Hausverwalter und ähnliche gewerbliche Auftraggeber.
Machst du gerade Arbeiten für einen Hausverwalter mit 50 Einheiten, für einen Neubauträger oder für einen gewerblichen Mieter? Dann greift ab 2028 die E-Rechnungspflicht für genau diese Rechnung.
Hinzu kommt die GoBD-Konformität. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung verlangen, dass Rechnungen unveränderbar gespeichert werden, ein Audit-Trail vorhanden ist, und dass die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Dokumente entstehen. Klingt nach etwas für große Kanzleien. Gilt aber genauso für den Zwei-Mann-Betrieb.
Was musst du konkret vorbereiten?
1. Prüfe deine aktuelle Software
Erstellt deine Buchhaltungs- oder Handwerkssoftware bereits ZUGFeRD-konforme PDFs? Viele ältere Systeme tun das nicht. Schau in den Einstellungen nach „E-Rechnung", „ZUGFeRD" oder „XRechnung". Wenn du nichts findest: nachfragen oder wechseln.
2. Verstehe den Unterschied: Kostenvoranschlag vs. Rechnung
Ein Kostenvoranschlag ist kein verbindliches Angebot (§ 650 BGB). Er darf bis zu 15–20 % nach oben abweichen, wenn unvorhergesehene Leistungen dazukommen. Wenn Preise per Spracheingabe aus deinem Katalog übernommen werden, sind sie Orientierung, keine Festpreise.
Die Rechnung kommt nach der Leistung. Erst sie muss E-Rechnungs-konform sein.
3. Aufbewahrungsfristen kennen
Rechnungen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden. Angebote und Stundenzettel je 6 Jahre. Diese Fristen gelten unabhängig davon, ob du alles digital oder in Papier führst. Nur digitale Systeme können die GoBD-Anforderungen (Unveränderbarkeit, Audit-Trail) aber zuverlässig erfüllen.
VoiceDok erstellt alle Dokumente als GoBD-konforme PDFs im ZUGFeRD-Format. Rechnungen tragen automatisch den gesetzlich erforderlichen Disclaimer, Angebote sind als Kostenvoranschläge nach § 650 BGB ausgezeichnet. Du musst dich um nichts kümmern.
So funktioniert VoiceDok
VoiceDok ist eine App für iPhone und Android. Nach dem Kundentermin sprichst du kurz rein — auf dem Heimweg, auf der Baustelle, wann immer es passt. Das Handwerk läuft weiter wie immer; der Papierkram entsteht nebenbei.
Du kannst auf zwei Arten arbeiten. Hast du einen festen Leistungskatalog? Dann sprich einfach rein, was gemacht werden soll. VoiceDok holt die Preise automatisch aus deinem Katalog:
„Badezimmer Müller, Wesel. Demontage Altbelag, neuer Estrich, Fliesen Boden und Wände, Dusche barrierefrei, Waschtisch, WC, Zuleitungen neu."
Hast du keinen festen Katalog, oder willst du für diesen Auftrag eigene Preise festlegen? Dann sprich einfach alles in einem Zug rein, Positionen und Preise zusammen:
„Badezimmer Müller, Wesel. Demontage Altbelag 850 Euro, Estrich 600 Euro, Fliesen Boden und Wände 3.200 Euro, Dusche barrierefrei komplett 2.800 Euro, Waschtisch mit Armatur 950 Euro, WC 720 Euro, Zuleitungen neu 1.800 Euro."
In beiden Fällen kommt automatisch ein fertig formatierter Kostenvoranschlag mit allen Positionen, korrekter MwSt und deinen Firmendaten raus. Die Sprachverarbeitung läuft dabei komplett auf deinem Gerät. Kein US-Server hört mit. Nur der fertige Text geht an EU-Server (Datenbankserver in Frankfurt am Main, Dokumenterstellung in Schweden, beides DSGVO-konform).
Wenn der Auftrag fertig ist: ein Tippen, und aus dem Angebot wird eine GoBD-konforme Rechnung im ZUGFeRD-Format. Du teilst sie direkt über dein Handy, per WhatsApp, per Mail-App, oder wie auch immer du heute mit deinen Kunden kommunizierst.
Häufige Fragen
E-Rechnung und VoiceDok: die häufigsten Fragen.
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Transaktionen — also Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen sind davon nicht betroffen und können weiterhin als herkömmliches PDF oder auf Papier ausgestellt werden.
Wenn du sowohl Privatkunden als auch Gewerbetreibende belieferst, brauchst du ab 2028 ein System, das beides kann: klassische PDF-Rechnung für den Privatmann, ZUGFeRD-Rechnung für die GmbH nebenan.
Beide Formate sind E-Rechnungsstandards, aber für unterschiedliche Empfänger gedacht:
- ZUGFeRD ist ein hybrider Standard: Das Dokument ist gleichzeitig ein lesbares PDF und enthält eingebettete XML-Daten. Ideal für normale B2B-Rechnungen. Der Empfänger kann die Rechnung lesen, die Software kann sie automatisch verarbeiten.
- XRechnung ist reines XML, kein visuelles PDF. Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen, Bundesbehörden), seit 2020 bereits für Bundesbehörden, seit 2022 für Landesbehörden.
Für die meisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD das relevante Format. XRechnung ist nur nötig, wenn öffentliche Auftraggeber auf der Kundenliste stehen.
Nein, ein einfaches PDF reicht für B2B-Rechnungen ab 2028 nicht mehr aus.
Ein normales PDF — egal ob per E-Mail oder auf einem USB-Stick übergeben — gilt gesetzlich als Papierrechnung in digitaler Form. Es erfüllt die E-Rechnungspflicht nicht, weil die maschinenlesbaren strukturierten Daten fehlen.
Ab dem 1. Januar 2028 musst du für B2B-Rechnungen ein Format verwenden, das die EN 16931 erfüllt. In Deutschland heißt das in der Praxis: ZUGFeRD oder XRechnung.
Deine Sprachaufnahmen verlassen nie dein Handy.
Die Spracherkennung (STT — Speech-to-Text) läuft direkt auf deinem Gerät, vollständig offline. Kein US-Dienst wie Siri oder Google hört mit. Nur der fertige Text (also das, was du gesagt hast, nicht die Stimme) wird zur Dokumenterstellung an EU-Server übermittelt: Datenbankserver in Frankfurt am Main, Dokumenterstellung in Schweden. Beides innerhalb der EU, kein US-Anbieter, DSGVO-konform.
Nach der Dokumenterstellung wird die Aufnahme gelöscht. Privacy by Design, nicht als Versprechen, sondern als technische Entscheidung.
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form". Klingt kompliziert, bedeutet für den Handwerksbetrieb drei Dinge:
- Unveränderbarkeit: Ein erstelltes Dokument darf nachträglich nicht geändert werden, ohne dass das protokolliert wird.
- Nachvollziehbarkeit: Es muss klar sein, wer wann was erstellt hat (Audit-Trail).
- Aufbewahrung: Rechnungen 8 Jahre, Angebote und Stundenzettel 6 Jahre.
VoiceDok erstellt alle Dokumente mit GoBD-konformem Audit-Trail, automatischer Nummerierung und dem gesetzlichen Disclaimer für Kostenvoranschläge nach § 650 BGB.
Weniger als 50 Cent pro Tag.
VoiceDok kostet aktuell €14,99 pro Monat zzgl. MwSt (Gründerpreis, 50 % Rabatt auf den regulären Preis von €29,99). Monatlich kündbar.
Zum Vergleich: Wenn ein SHK-Meister seinen Stundensatz von 65 € zugrunde legt und VoiceDok nur 2 Stunden Büroarbeit pro Woche spart, hat sich das Werkzeug am 2. Arbeitstag des Monats bereits bezahlt.
Der Gründerpreis ist auf die ersten Nutzer begrenzt. Wie viele Plätze noch verfügbar sind, siehst du direkt auf voicedok.de.
Nein. VoiceDok ist ein ergänzendes Werkzeug, kein Ersatz für deine bestehende Buchhaltungslösung.
Du sprichst dein Angebot oder deine Rechnung in VoiceDok ein, prüfst das fertige PDF kurz durch und teilst es dann direkt über die Teilen-Funktion deines Handys. Du wählst selbst, wie du es rausschickst: WhatsApp, deine Mail-App, was auch immer du heute nutzt. VoiceDok schickt nichts in deinem Namen. Du behältst die Kontrolle.
Wenn du gar keine Software nutzt und alles mit Excel oder Word erledigst: VoiceDok kann direkt als Hauptwerkzeug für Angebote und Rechnungen dienen.
Ja. Du kannst neben Angeboten und Rechnungen auch Stundenzettel per Sprache erfassen. Das BAG-Urteil von 2022 und die kommende Arbeitszeiterfassungspflicht machen eine lückenlose Dokumentation der geleisteten Stunden zunehmend wichtiger.
Einfach nach Feierabend kurz einsprechen: „Thomas, Montag bis Freitag, 7 bis 15:30 Uhr, Baustelle Müller Wesel." VoiceDok expandiert die Einträge automatisch auf einzelne Tage mit Datum und Uhrzeiten.
Deine Daten gehören dir. Wenn du VoiceDok beendest oder falls der Dienst eingestellt wird, erhältst du alle deine Dokumente und Daten in Standardformaten (PDF, CSV), mit mindestens 90 Tagen Vorlaufzeit.
Alle Daten liegen auf EU-Servern (Datenbank: Frankfurt am Main, Dokumenterstellung: Schweden). Kein US-Dienst, kein Datentransfer außerhalb der EU. Du hast jederzeit das Recht auf Datenauskunft und -löschung gemäß DSGVO.