Der Kundentermin ist vorbei, du weißt genau, was gemacht werden soll. Aber das Angebot schreibst du erst heute Abend. Oder morgen. Oder am Wochenende. Und irgendwann fragst du dich, ob das Detail mit dem Fliesenformat 60x60 oder 80x80 war.
Das ist kein Organisationsproblem. Das ist ein Werkzeugproblem. Wer Angebote nur am Schreibtisch schreiben kann, verliert den Moment, in dem alles noch frisch im Kopf ist. Es gibt einen schnelleren Weg. Der fängt mit deiner Stimme an.
Warum Handwerker ihre Angebote nicht am Schreibtisch schreiben sollten
Büroarbeit nach Feierabend gehört für viele Handwerksbetriebe zum Alltag. Die Zahlen zeigen das deutlich: Ein durchschnittlicher Betrieb verliert 596 Stunden im Jahr an Bürokratie. Und 75 % der Betriebe haben keine eigene Bürokraft, die das auffangen könnte.
Das Angebot ist dabei oft der größte Engpass. Nicht weil es kompliziert ist, sondern weil es an einen bestimmten Ort gebunden ist: den Schreibtisch, den Laptop, das Büro. Zwischen zwei Terminen hast du 20 Minuten im Auto — genug Zeit für ein Angebot, aber nicht, wenn du dafür einen Computer brauchst.
Per Sprache geht das anders. Du sprichst nach dem Termin kurz ein, was du gesehen hast und was gemacht werden soll. Das Angebot entsteht dort, wo das Wissen ist: direkt nach dem Kundengespräch, nicht Stunden später aus der Erinnerung.
So erstellst du ein Angebot per Sprachmemo in 3 Schritten
Schritt 1: Einsprechen nach dem Kundentermin
Du öffnest VoiceDok auf deinem Handy und sprichst ein, was du gerade beim Kunden besprochen hast. Im Auto, auf dem Heimweg, auf der Baustelle — wann immer es passt. VoiceDok erkennt Hochdeutsch und gängige Fachbegriffe aus dem Handwerk. Die Spracherkennung läuft komplett auf deinem Gerät. Deine Stimme verlässt nie das Handy.
Schritt 2: VoiceDok erstellt das formatierte Angebot
Aus deinem Sprachmemo wird automatisch ein vollständiges Angebot: einzelne Positionen mit Beschreibung, Preise, MwSt-Berechnung, dein Briefkopf, Kundendaten. Hast du einen Leistungskatalog hinterlegt, zieht VoiceDok die Preise automatisch. Wenn nicht, nennst du die Preise einfach direkt beim Einsprechen.
Schritt 3: Prüfen, anpassen, verschicken
Bevor das Angebot rausgeht, siehst du eine Vorschau. Positionen, Preise, Kundendaten — alles lässt sich noch anpassen. Wenn alles stimmt, teilst du das fertige PDF direkt über dein Handy: per WhatsApp, per Mail, oder wie du es heute mit deinen Kunden machst.
Wenn der Auftrag erledigt ist, wird aus dem Angebot mit einem Tippen eine Rechnung oder E-Rechnung. Die Positionen, Preise und Kundendaten werden übernommen. Du musst nichts nochmal eintippen.
Welche Angaben muss ein Angebot im Handwerk enthalten?
Damit ein Angebot vollständig ist, gehören diese Angaben rein:
- Firmendaten: Name, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr., Kontaktdaten
- Kundendaten: Name und Adresse des Auftraggebers
- Datum: Erstellungsdatum des Angebots
- Leistungsbeschreibung: Was genau gemacht wird, möglichst konkret
- Einzelpositionen mit Preisen: Jede Position einzeln aufgeführt mit Nettobetrag
- MwSt-Ausweis: Nettobetrag, MwSt-Satz und -Betrag, Bruttosumme
- Gültigkeitsdauer: Wie lange das Angebot gilt (z. B. 4 Wochen)
Die meisten Handwerker-Angebote sind rechtlich gesehen Kostenvoranschläge. Der genannte Preis ist also eine Schätzung, keine Festpreiszusage. Bei unvorhergesehenen Mehrleistungen darf der Endpreis abweichen, vorausgesetzt, der Kunde wird rechtzeitig informiert. VoiceDok fügt den gesetzlichen Disclaimer automatisch ein.
GoBD-konform trotz Spracheingabe — geht das?
Ja. Die Art, wie ein Dokument entsteht (ob getippt, per Sprache oder handschriftlich), spielt für die GoBD-Konformität keine Rolle. Entscheidend ist, was danach mit dem Dokument passiert: Wie wird es gespeichert? Kann es nachträglich unbemerkt verändert werden? Gibt es einen Audit-Trail?
VoiceDok kümmert sich um genau diese Anforderungen:
- Unveränderbarkeit: Jedes erstellte Dokument wird unveränderbar gespeichert. Änderungen erzeugen eine neue Version, die alte bleibt erhalten.
- Audit-Trail: Wer hat wann was erstellt oder geändert? VoiceDok protokolliert das automatisch.
- Aufbewahrungsfristen: Rechnungen 8 Jahre, Angebote und Stundenzettel 6 Jahre. VoiceDok speichert alles in der EU (Datenbank in Frankfurt, Dokumenterstellung in Schweden).
Die Spracherkennung läuft komplett auf deinem Gerät: On-Device, offline-fähig. Deine Stimme verlässt nie dein Handy. Nur der erkannte Text wird zur Dokumenterstellung an EU-Server übermittelt. Was das konkret für deine Datenschutz-Pflichten als Handwerker bedeutet, haben wir separat aufgeschlüsselt.
Praxisbeispiel: Angebotserstellung auf der Baustelle für SHK und Elektro
Du kommst gerade vom Kundentermin bei Familie Müller in Wesel. Badezimmer-Sanierung. Du setzt dich ins Auto und sprichst in VoiceDok:
Was rauskommt: Ein fertig formatierter Kostenvoranschlag mit deinem Briefkopf, den Kundendaten, sieben einzeln aufgeführten Positionen, Nettobeträgen, 19 % MwSt, Bruttosumme und dem gesetzlichen Kostenvoranschlag-Disclaimer nach § 650 BGB. Alles auf einer Seite, fertig zum Verschicken.
Statt 30 Minuten am Schreibtisch: 3 Minuten im Auto. Das Angebot ist beim Kunden, bevor du zu Hause bist. Und wenn der Auftrag kommt, wird aus dem Angebot mit einem Tippen die Rechnung. Positionen und Preise werden übernommen.
Das funktioniert genauso für Elektrobetriebe, Maler, Zimmerer oder jeden anderen Handwerker, der regelmäßig Angebote diktieren möchte, statt sie abends am Laptop zu tippen.
VoiceDok vs. klassische Angebotssoftware im Vergleich
VoiceDok ist kein Ersatz für eine vollständige Handwerkersoftware mit Projektverwaltung und Mitarbeiterplanung. Aber wenn es darum geht, schnell ein professionelles Angebot zu erstellen, gibt es klare Unterschiede:
| Feature | VoiceDok | Plancraft | HERO | ToolTime |
|---|---|---|---|---|
| Preis/Monat | 29,99 € | 74,90 € | ab 49 € | 89 € |
| Eingabemethode | Sprache | Klicken/Tippen | Klicken/Tippen | Klicken/Tippen |
| On-Device Spracherkennung | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Serverstandort | EU | EU | EU | EU |
| Angebot + Rechnung + Stundenzettel | Ja | Ja | Ja | Ja |
Die großen Handwerkersoftwares bieten Projektplanung, Materialverwaltung, Mitarbeitersteuerung und vieles mehr. Wenn du das brauchst, sind sie die richtige Wahl. Wenn du ein Werkzeug suchst, mit dem du in 3 Minuten ein fertiges Angebot hast, ohne Schulung und ohne Einrichtungsprojekt, dann ist VoiceDok gemacht für dich.
Häufige Fragen
Die häufigsten Fragen zu Angeboten per Sprache.
Ja. VoiceDok nutzt On-Device Speech-to-Text. Die Sprachdaten verlassen dein Handy nie. Für die Dokumenterstellung braucht es eine Internetverbindung, aber die Spracherkennung selbst läuft komplett offline.
Das heißt: Du kannst auf der Baustelle einsprechen, auch wenn das WLAN nicht reicht. Sobald du wieder Empfang hast, wird das Dokument erstellt.
Ja, solange alle Pflichtangaben enthalten sind. Es macht rechtlich keinen Unterschied, ob du ein Angebot tippst, per Sprache erstellst oder handschriftlich verfasst.
VoiceDok generiert ein vollständiges Dokument mit allen erforderlichen Feldern und dem gesetzlichen Kostenvoranschlag-Disclaimer nach § 650 BGB.
Ja, du kannst jedes Angebot vor dem Versand prüfen und anpassen. VoiceDok zeigt eine Vorschau — Positionen, Preise, Kundendaten lassen sich noch ändern.
Erst wenn du das Dokument teilst, wird die finale Version gespeichert. Danach greift die GoBD-konforme Versionierung: Änderungen erzeugen eine neue Version, die alte bleibt erhalten.
VoiceDok erkennt Hochdeutsch und gängige Fachbegriffe aus dem Handwerk. Begriffe wie „Estrich", „Zuleitungen", „Aufputz" oder „Unterputz" werden zuverlässig erkannt.
Zusätzlich kannst du deinen Leistungskatalog hinterlegen. Wenn du „Demontage Altbelag" sagst, ordnet VoiceDok die Position automatisch zu, inklusive deiner hinterlegten Preise.