Kostenvoranschläge gehören zum Alltag jedes SHK- und Elektrobetriebs. Ob Heizungstausch, Badsanierung oder Elektroinstallation im Neubau — bevor der Auftrag steht, will der Kunde wissen, was es kostet. Das Problem: Den KV schreiben die meisten abends am Schreibtisch, statt auf der Baustelle, wo alles noch frisch im Kopf ist.
Per Sprachmemo geht das schneller, direkt auf dem Weg zum nächsten Kunden, ohne Laptop, ohne Büro.
Was muss ein Kostenvoranschlag im SHK- und Elektrobereich enthalten?
Ein Kostenvoranschlag ist kein Angebot, sondern eine Schätzung der voraussichtlichen Kosten. Trotzdem muss er bestimmte Angaben enthalten, damit er rechtlich sauber und für den Kunden nachvollziehbar ist.
- Deine Firmendaten: Name, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr., Kontaktdaten
- Kundendaten: Name und Adresse des Auftraggebers
- Beschreibung der geplanten Arbeiten: Was wird gemacht? Wo? In welchem Umfang?
- Einzelpositionen mit geschätzten Kosten: Material, Arbeitszeit, ggf. Fremdleistungen, einzeln aufgeschlüsselt
- Gesamtsumme: Netto, MwSt und Brutto
- Gültigkeitsdauer: Wie lange gilt der KV? (z. B. 4 Wochen)
- KV-Disclaimer nach § 650 BGB: Der Hinweis, dass es sich um eine Kostenschätzung handelt und Abweichungen von 15–20 % möglich sind
Ein Kostenvoranschlag ist nicht bindend — aber der Kunde muss unverzüglich informiert werden, wenn die tatsächlichen Kosten die Schätzung wesentlich übersteigen (§ 650 BGB). Als wesentlich gelten 15–20 %.
Die besten Apps für Kostenvoranschläge im Handwerk 2026
Es gibt mittlerweile einige Werkzeuge, mit denen du Kostenvoranschläge digital erstellen kannst. Die Unterschiede liegen im Funktionsumfang, im Preis und darin, wie viel Einarbeitung du investieren musst.
| App | Preis / Mo | Fokus | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| Plancraft | ab €74,90 | Volles ERP | Projektplanung, Aufmaß, Nachkalkulation |
| HERO | ab €49 | ERP / Testsieger | Umfangreich, guter Support |
| ToolTime | ab €89 | ERP | 20.000+ Kunden, großer Funktionsumfang |
| Das Programm | ab €39 | Handwerkersoftware | Hat Spracheingabe-Features |
| VoiceDok | ab €14,99 Gründerpreis | Speech-first | On-Device Spracherkennung, nur KV + Rechnung + Stundenzettel |
Die großen Systeme bieten viel: Projektplanung, Lagerverwaltung, Plantafel, Nachkalkulation. Wenn du das brauchst, sind sie eine gute Wahl. Wenn du aber vor allem schnell und unkompliziert Kostenvoranschläge und Rechnungen erstellen willst, zahlst du bei den meisten Anbietern für Funktionen, die du nie nutzt.
Kostenvoranschlag per Sprachmemo: So funktioniert der Workflow
Typische Situation: Du kommst gerade von der Besichtigung bei Kunde Meier in Duisburg, Heizungsanlage. Auf dem Weg zum nächsten Termin öffnest du VoiceDok und sprichst rein:
„Heizungsanlage Meier, Duisburg. Demontage alte Gastherme, neue Brennwerttherme installieren inklusive Abgasführung, hydraulischer Abgleich, Inbetriebnahme."
VoiceDok erkennt Hochdeutsch und gängige Fachbegriffe aus dem Handwerk. Die Spracherkennung läuft komplett auf deinem Gerät — deine Stimme verlässt nie das Handy. Aus dem gesprochenen Text erstellt VoiceDok automatisch einen Kostenvoranschlag mit:
- Einzelpositionen aus deinem hinterlegten Leistungskatalog
- Preisen, die du einmal festgelegt hast
- Korrekter MwSt-Berechnung
- Deinen Firmendaten und dem gesetzlichen KV-Disclaimer
- Gültigkeitsdauer
Prüfen, ggf. anpassen, als PDF versenden — fertig. Kein Laptop aufklappen, kein Abend im Büro. Wenn der Kunde zusagt und der Auftrag erledigt ist, machst du mit einem Tipp aus dem KV eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format.
Kostenvoranschlag vs. Angebot — was ist der Unterschied?
Die Begriffe werden oft synonym verwendet, sind rechtlich aber grundverschieden. Das ist wichtig zu wissen, denn der falsche Titel auf dem Dokument kann teuer werden.
Kostenvoranschlag (§ 650 BGB): Eine Schätzung der voraussichtlichen Kosten. Nicht bindend. Abweichungen von 15–20 % sind zulässig, müssen aber unverzüglich mitgeteilt werden.
Angebot (§ 145 BGB): Eine verbindliche Willenserklärung. Nimmt der Kunde an, kommt ein Vertrag zustande — zu genau den genannten Konditionen.
VoiceDok fügt den korrekten gesetzlichen Disclaimer automatisch hinzu, je nachdem ob du einen KV oder ein Angebot erstellst.
In der Praxis heißt das: Wenn du dir beim Preis noch nicht 100 % sicher bist (weil z. B. die genauen Materialkosten noch fehlen oder der Aufwand variieren kann), ist ein Kostenvoranschlag die richtige Wahl. Steht alles fest, schreibst du ein GoBD-konformes Angebot.
Warum schwere ERP-Systeme für kleine SHK- und Elektro-Betriebe Overkill sind
81 % der Handwerker halten digitale Werkzeuge für überdimensioniert (Bitkom 2025). Wenn man sich anschaut, was die meisten ERP-Systeme bieten, ist das auch kein Wunder.
Projektplanung, Plantafel, Lagerverwaltung, Ressourcenplanung, CRM, Nachkalkulation, digitales Aufmaß — das ist viel. Zu viel, wenn du mit drei Mitarbeitern unterwegs bist und eigentlich nur drei Dinge brauchst:
- Kostenvoranschlag erstellen
- Rechnung schreiben
- Stunden dokumentieren
82 % der Handwerksbetriebe in Deutschland haben weniger als 5 Mitarbeiter. Für diese Betriebe ist ein ERP-System mit 50 Funktionen nicht hilfreich — es ist ein zusätzliches Projekt, das keiner braucht. VoiceDok konzentriert sich bewusst auf genau die drei Kernaufgaben: KV, Rechnung, Stundenzettel. Nicht mehr, nicht weniger.
Die Bürokratie-Belastung im Handwerk geht weit über Kostenvoranschläge hinaus, und die Zahlen sind ernüchternd.
Datenschutz beim Kostenvoranschlag: Warum der Serverstandort zählt
Ein Kostenvoranschlag enthält personenbezogene Daten: Kundennamen, Adressen, Projektdetails, manchmal Telefonnummern. Das sind Daten, die unter die DSGVO fallen. Wo diese Daten verarbeitet und gespeichert werden, ist nicht egal.
Bei VoiceDok gilt:
- Spracherkennung: Läuft komplett auf deinem Gerät (On-Device). Deine Stimme verlässt nie das Handy.
- Datenbank: Frankfurt am Main (EU)
- Dokumenterstellung: Schweden (EU)
- Kein US-Server, kein Datentransfer außerhalb der EU
Kundendaten aus deinen Kostenvoranschlägen bleiben also in der EU — DSGVO-konform, ohne Umwege über US-Dienste. Was das konkret für deinen Betrieb heißt, steht im Datenschutz-Leitfaden für Handwerker-Software.
Häufige Fragen
Kostenvoranschlag per App: die wichtigsten Fragen.
Grundsätzlich nicht. Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung der voraussichtlichen Kosten. Eine wesentliche Überschreitung (15–20 %) muss dem Kunden unverzüglich mitgeteilt werden. VoiceDok fügt den gesetzlichen Disclaimer automatisch hinzu.
Ja. Mit VoiceDok diktierst du den KV auf der Baustelle oder direkt nach dem Kundentermin und versendest ihn sofort als PDF. Die Spracherkennung läuft auf deinem Gerät, du brauchst keine stabile Internetverbindung für die Aufnahme.
VoiceDok arbeitet mit deinem eigenen Leistungskatalog. Du hinterlegst deine Positionen und Preise einmal. Danach werden sie automatisch zugeordnet, wenn du den KV einsprichst. Das ist besser als eine starre Vorlage, weil die Positionen und Preise immer deinem Betrieb entsprechen.
VoiceDok: €14,99/Mo (Gründerpreis)
Der reguläre Preis liegt bei €29,99/Mo. Zum Vergleich: Plancraft kostet ab €74,90/Mo, HERO ab €49/Mo, ToolTime ab €89/Mo. VoiceDok ist bewusst günstiger, weil es sich auf die drei Kernfunktionen konzentriert: KV, Rechnung, Stundenzettel.